Privacy Statement Bedrijven

Privacy Statement voor Bedrijven voor ‘Beste Product van het jaar België’ 2024-2025 Versie Januari 2024

1. Inleiding

‘Beste Product van het Jaar België’ is onderdeel van Q&A Insights BV en Consumer Contest Company BV. Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met geldend wet-en regelgeving ter bescherming van jouw privacy. Q&A Insights BV en Consumer Contest Company BV zijn ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ voor de verwerking van persoonsgegevens voor de Verkiezing ‘Beste Product van het Jaar België’ 2024-2025.

Hieronder staat wat jij van ons kunt verwachten en aan welke regels wij ons houden.

2. Definities

Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’) daaraan toekent.

Q&A: Q&A Insights BV (Kamer van koophandel nummer 58913009).Gevestigd te Amersfoort aan de Koningin Wilhelminalaan 21.

CCC: Consumer Contest Company BV (Kamer van koophandel nummer 597677900). Gevestigd te Amsterdam aan de Nieuwe Kerkstraat 13-1.

Persoonsgegevens: alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene).

Verwerking van persoonsgegevens: elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via automatische processen, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, als mede het afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

3. Toepassingsgebied

Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Q&A en CCC in het kader van de verkiezing ‘Beste Product van het jaar België’ 2024-2025, niet zijnde de persoonsgegevens die particulieren/consumenten in de hoedanigheid van particulier/consument hebben gegeven, hiervoor geldt een apart privacy statement.

Q&A en CCC dragen er zorg voor dat zij alle toepasselijke privacywet- en regelgeving naleeft, waaronder begrepen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij en met welk doel?

Wanneer je als bedrijf jouw organisatie aanmeldt voor deelname aan de Verkiezing ‘Beste Product van het Jaar België’ of op een andere manier met ons in contact treedt over de Verkiezing of onze dienstverlening verzamelen wij contactgegevens zoals:

  • voornaam, achternaam, functiebenaming, bedrijfsnaam, NAW gegevens van het bedrijf (inclusief land) telefoonnummer (04-nummer) en zakelijk en/of privé emailadres;

We verzamelen ook contacthistorie, financiële gegevens en betaalinformatie. We registreren open- en klikgedrag op eventuele nieuwsbrieven/uitnodigingen en gegevens over het gebruik van onze websites. Deze gegevens worden door ons gebruikt om:

  • Jouw bedrijf te laten deelnemen aan de Verkiezing ‘Beste Product van het Jaar België’ en Prijsuitreiking en/of evenementen en aanvullende dienstverlening mogelijk te maken zoals gebruik van het winnaarslogo en leadwerving.
  • Een CRM database op te bouwen en bij te houden en accountmanagement te doen.
  • De financiële administratie te voeren.
  • Marketing te bedrijven.
  • Onze dienstverlening te analyseren.
  • Vragen te beantwoorden die je stelt via het contactformulier op www.besteproductvanhetjaar.nl

In aanvulling op de Persoonsgegevens die een organisatie zelf verstrekt, kunnen we aanvullende Persoonsgegevens verzamelen, vastleggen en verwerken over het gebruik van onze website(s). Het gaat hierbij om gegevens over de gebruikte apparatuur, zoals een IP-adres, de versie van het besturingssysteem, instellingen van het apparaat dat je gebruikt om de website te bezoeken, alsmede gegevens over het gebruik van de website, zoals het tijdstip waarop je ons bezoekt en de onderwerpen die een bezoeker bekijkt. Deze gegevens worden geregistreerd en gebruikt voor analyses van bezoek-en klikgedrag op de website. In sommige gevallen kunnen Persoonsgegevens door ons worden gevalideerd of gecombineerd met informatie afkomstig uit externe bronnen. Zo houden we onze gegevens actueel.

5. Op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

In de meeste gevallen is de grondslag dat de verwerking noodzakelijk is voor de ‘uitvoering van een overeenkomst’ waarbij de betrokkene partij is (of om op verzoek van de betrokkene voordat de overeenkomst is gesloten maatregelen te nemen).

Gegevens van prospects en relaties kunnen worden vastgelegd in de CRM-database op basis van ‘gerechtvaardigd belang’.

6. Wie verwerkt de persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden alleen verwerkt door werknemers van Q&A e/o CCC voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening.

Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doelen beschreven in punt 5, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

Q&A en CCC bewaren geheimhouding over de persoonsgegevens waarvan zij kennisneemt, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift haar tot mededeling verplicht of uit de taak van de verantwoordelijke mededeling voortvloeit.

7. Toegang tot persoonsgegevens

Q&A en CCC slaan persoonsgegevens o.a. op in de persoonlijke Outlook/exchange boxen (waaronder Office 365). Q&A slaat ze daarnaast op in een door haar zelf ontwikkeld CRM software programma (Qaro) ten behoeve van het Relatiebeheer en per te organiseren event in Excel bestanden. Elke medewerker heeft toegang tot zijn eigen Outlook/exchange en tot Qaro en tot de genoemde Excel bestanden. Het secretariaat heeft ook toegang tot de mail van de directie.

Q&A slaat de gegevens op op cloudservers van Microsoft (in Europa) en Exonet (in Nederland).

Iedere gebruiker van persoonsgegevens heeft een geheimhoudingsplicht ter zake van de gegevens waarvan hij op grond van die toegang kennisneemt.

8. Beveiliging persoonsgegevens

Q&A en CCC nemen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om ongeoorloofde toegang of ongeoorloofd gebruik van persoonsgegevens te voorkomen. Q&A en CCC conformeren zich aan de meldplicht datalekken.

9. Verstrekking persoonsgegevens

Q&A en CCC verstrekken je gegevens niet zomaar aan anderen, tenzij daarvoor toestemming is gegeven, of als zij daartoe verplicht is op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak, of als zo’n verstrekking ten dienste staat van de doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Q&A e/o CCC blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

In het geval van evenementen waarbij sponsoren betrokken zijn zullen Q&A en CCC alleen een lijst met deelnemende bedrijven verstrekken aan de sponsoren (je e-mailadres en/of persoonlijke naam zullen alleen met jouw toestemming verstrekt worden aan derden).

10. Hoe lang worden de gegevens bewaard?

De algemene bewaartermijn is bij Q&A en CCC 5 jaar. Als de bewaartermijn in specifieke gevallen korter is, zullen Q&A en CCC dit per specifiek geval aangeven. Echter, als er van de twee voorgaande zinnen afwijkende wettelijke bewaartermijnen gelden, zullen Q&A en CCC zich aan deze wettelijke bewaartermijnen houden.

11. Wijziging van het privacy statement

Q&A en CCC behouden zich het recht voor dit privacy statement in de toekomst wijzigen. Op de website vind je het meest actuele privacy statement.

12. Rechten van betrokkenen

Je kunt de uit hoofde van de Algemene verordening gegevensbescherming de aan jou toegekende rechten ter zake je persoonsgegevens (te weten je recht op informatie, inzage, rectificatie/correctie, verwijdering, het recht om vergeten te worden, de gegevensverwerking te beperken, je te verzetten, het recht op dataportabiliteit en het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming) uitoefenen door contact op te nemen met Sandra Jonker (secretariaat@qanda.nl).

Wij vragen je vervolgens je te legitimeren, aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer je ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.

13. Klachten

Klachten kun je kenbaar maken bij jouw contactpersoon binnen Q&A en/of CCC, maar ook via: secretariaat@qanda.nl.

Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de wettelijke regels voor de bescherming van persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn:

Autoriteit Persoonsgegevens
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV Den Haag
Nederland
info@autoriteitpersoonsgegevens.nl
tel: 0031(0)881805250